1. Définitions

• « ERP » provient de l’acronyme anglais « Enterprise Resource Planning », ce qui signifie en français : « Planification des ressources de l’entreprise ». L’ERP permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique.

• Abonné désigne une association membre de notre organisation.

• « Adhérent » désigne un membre de l’Association.

• « Association » désigne l’Utilisateur, personne morale régie par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, ou par la circulaire du 19 mai 2009 relative à l’organisation, au fonctionnement et au contrôle des fonds de dotation, ou toute fondation ou Organisation à But Non Lucratif ou Organisation Non Gouvernementale.

• « Compte Utilisateur » désigne un compte créé par un Utilisateur via le Site Internet de l’Association abonnée afin d’accéder aux services offerts par l’Association, de participer à des activités ou campagnes, de faire des dons, d’exercer ses droits à titre d’Adhérent ou de fournir des Données à l’Association.

• « Contrat » désigne collectivement ces Conditions Générales d’Utilisation et de Vente, toute Commande et l’Accusé de Réception, le cas échéant, les Politiques ActiVolis Site Internet / le Compte de Paiement (ou toute autre fonctionnalité de la Plateforme).

• « Données » désigne toutes les données ou informations de l’Association concernant celle-ci, ses Adhérents, ses Contributeurs ou ses autres Utilisateurs ou concernant toute autre personne, utilisées et/ou générées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme ActiVolis, traitées par celui-ci, et dont l’Association demeure responsable. Les Données peuvent être constituées de données à caractère personnel au sens de l’article 4 du Règlement 2016/6794 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné le « RGPD »).

En utilisant ou simplement en accédant à ActiVolis, l'Utilisateur déclare accepter sans réserve les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente. Il déclare et reconnaît, en conséquence, avoir lu et compris les stipulations des présentes Conditions Générales. À tout moment, si un Utilisateur est en désaccord avec l’une de ces stipulations, il doit immédiatement cesser l’utilisation de la Plateforme et des Services associés. Les présentes Conditions définissent le cadre légal de l’utilisation de la Plateforme et/ou des Services, ainsi que les relations pouvant s’établir entre ActiVolis et les Utilisateurs. Elles contiennent également des informations relatives aux droits des Utilisateurs et aux restrictions applicables. Ces Conditions constituent l'intégralité de l'accord entre l'Utilisateur et ActiVolis concernant l'utilisation de la Plateforme, à l’exception de la Politique de confidentialité. L'Utilisateur reconnaît qu'il peut être soumis à des conditions supplémentaires lorsqu'il utilise ou achète certains services, contenus ou logiciels tiers. Ces Conditions sont applicables pendant toute la durée d’utilisation de la Plateforme. La dernière version en ligne prévaut sur toute version antérieure.

2. Description des Services

Activolis est une plateforme numérique (ERP – Enterprise Resource Planning) dédiée à la gestion des missions de service civique au sein des associations. Elle offre une suite complète de fonctionnalités permettant aux structures associatives de gérer efficacement les candidatures, le suivi administratif, les missions, les documents contractuels et la communication entre les différents acteurs (volontaires, tuteurs, responsables).

La solution est accessible via abonnement annuel et mensuel, et vise à faciliter le quotidien des associations, qu’elles soient agréées en gestion directe ou en partenariat avec une structure d’intermédiation.

3. Objet du Contrat

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Activolis fournit aux utilisateurs abonnés l’accès à sa plateforme et à ses services numériques.

Les fonctionnalités mises à disposition ont pour but de :

• Simplifier la gestion quotidienne du volontariat,
• Automatiser les tâches administratives et contractuelles,
• Faciliter la communication entre les parties prenantes,
• Garantir le respect des obligations réglementaires liées au service civique,
• Offrir un espace de centralisation sécurisé pour les données et documents,
• Accompagner efficacement les volontaires tout au long de leur mission.

En souscrivant à Activolis, l’utilisateur accepte les présentes conditions générales d’utilisation et reconnaît avoir été informé des services proposés.

4. Modules d'ActiVolis

Activolis propose à ses utilisateurs une série de modules intégrés qui couvrent l’ensemble des besoins liés à la gestion des services civiques. Ces modules comprennent notamment :

• Discussion : messagerie interne et chat pour faciliter les échanges.
• Gestion administrative : centralisation des documents et obligations réglementaires.
• Gestion des missions : suivi des volontaires et de l'avancement des missions.
• Calendrier : planification des événements et entretiens.
• To-do : organisation des tâches à accomplir.
• Contacts : base de données des parties prenantes.
• Tableaux de bord : visualisation des indicateurs clés.
• Facturation : génération des factures et suivi des paiements.
• Documents : dépôt et gestion de fichiers partagés.
• Projet : coordination des projets associatifs liés aux missions.
• Site web : création et gestion d’un site institutionnel.
• Événements : gestion logistique des événements.
• Sondages : création de questionnaires pour les volontaires.
• Présences : suivi des présences/absences.
• Notes de frais : demande et validation de remboursements.
• Congés : gestion des demandes de congés des volontaires.
• Live Chat : messagerie instantanée.
• Apps : modules complémentaires téléchargeables.
• Paramètres : configuration du compte utilisateur et des accès.

Ces modules peuvent évoluer au fil du temps selon les besoins des utilisateurs et les mises à jour effectuées par Activolis.

5. Utilisation d'ActiVolis

Les services d’Activolis sont exclusivement réservés aux associations engagées dans le service civique. L’abonné peut utiliser les services d’Activolis uniquement dans le cadre de ses besoins internes et de ceux de ses adhérents.

Toute souscription, accès ou utilisation des services d’Activolis implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales d’Abonnement et de Vente (CGUV). L’abonné ne peut céder ou transférer ses droits d’accès à un tiers sans accord écrit préalable d’Activolis.

Aucune condition particulière ne pourra prévaloir sur les présentes CGUV sans acceptation formelle et écrite d’Activolis. Le fait pour Activolis de ne pas se prévaloir d’une clause à un moment donné ne constitue pas une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Lors de la souscription, l’abonné s’engage à fournir des informations exactes et à jour. Il doit désigner un Administrateur Principal (AP) habilité à gérer son compte et à être l’interlocuteur unique auprès d’Activolis. L’Administrateur Principal peut ajouter jusqu’à deux autres administrateurs, sous réserve de notifier ces modifications à Activolis.

6. Abonnements d'ActiVolis

Les services d’Activolis sont proposés sous forme d’abonnements personnalisés, adaptés aux besoins spécifiques de chaque association. Cette flexibilité permet à chaque structure de choisir une formule correspondant à son fonctionnement, qu’elle soit en gestion directe ou en intermédiation.

Pour toute question relative à l’abonnement, les utilisateurs peuvent contacter l’équipe Activolis :

• Email : contact@activolis.fr
• Téléphone : 06.66.14.98.46

7. Gestion Financière

Activolis utilise la solution de paiement sécurisée Stripe pour gérer les transactions financières liées aux abonnements et aux services proposés sur la plateforme.

Reconnue pour sa fiabilité, Stripe garantit un traitement conforme aux normes de sécurité les plus strictes, assurant la confidentialité et l’intégrité des données financières.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter leur site officiel : https://stripe.com/fr

8. Limitation de responsabilité

Activolis décline toute responsabilité en cas de dommages indirects tels que pertes de profits, de données ou interruptions d’activité. Elle ne saurait être tenue responsable des accords conclus entre utilisateurs ou partenaires via la plateforme.

Les services peuvent être interrompus temporairement ou définitivement sans préavis. L’utilisateur est seul responsable de la sauvegarde de ses données.

Activolis agit uniquement en tant que prestataire technologique et ne peut voir sa responsabilité engagée quant aux interactions entre utilisateurs. L’utilisateur s’engage à indemniser Activolis pour toute réclamation liée à ces relations.

9. Exigences Technologiques

Pour utiliser Activolis dans des conditions optimales, l’utilisateur doit disposer d’un matériel informatique compatible (ordinateur, tablette ou smartphone) ainsi que d’une connexion Internet stable. Ces éléments sont indispensables pour garantir le bon fonctionnement des services proposés sur la plateforme.

10. Réclamations

• Dépôt des réclamations

Les utilisateurs peuvent adresser leurs réclamations par écrit via le formulaire de contact disponible sur le site d’Activolis ou par email.

La réclamation doit comporter :

• - Nom et coordonnées complètes,
• - Description précise des faits,
• - Documents ou preuves à l’appui.

Activolis accuse réception sous cinq (5) jours ouvrables.

• Traitement

La réclamation sera traitée sous trente (30) jours ouvrables, délai pouvant être prolongé avec information préalable.

• Décision

L’utilisateur sera informé par écrit des suites données. En cas d’insatisfaction, un recours pourra être envisagé selon les modalités communiquées.

• Confidentialité

Toutes les informations liées aux réclamations seront traitées confidentiellement conformément à la politique de confidentialité.

• Modifications

Activolis peut modifier cette procédure à tout moment, en informant les utilisateurs par les moyens habituels.

• Contact

Pour toute question relative aux réclamations, contactez Activolis via les coordonnées fournies sur le site officiel.